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爱游戏体育官方合作伙伴:爱游戏体育官方合作伙伴档案管理规定

发表时间:2016-11-03 09:28作者:秘书科阅读:次

 

一、总  则

1、为贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,科学、规范地管理、使用学校档案,为学校教学科研与广大教职员工服务,现结合学校实际制订本规定。

2、学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。学校档案是学院工作和教学活动的真实记录,是学校的宝贵财富。档案管理是学校管理工作的组成部分,各部门应高度重视档案工作。

3、学校实行按部门归档原则,逐步做到“三纳入”:纳入统一管理,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围。

4、档案的检查、验收、总结工作,是爱游戏体育官方合作伙伴工作的重要内容。

二、机构与任务

学校设立综合档案室,负责全校档案管理的有关工作。档案管理日常工作由校办统一管理,业务上受上级档案管理机关的指导、监督和检查。

档案室的基本任务是:

1、认真贯彻执行《档案法》,广泛宣传档案的重要性,结合学院实际,建立和健全学校档案管理制度。

2、收集、整理、鉴定、保管和统计学校档案,编制检索工具,并积极提供利用,为学校各项工作服务。

3、督促和指导各系(部)、处室做好文书、教学、科技、财务等各种载体的档案立卷归档工作。

4、由一名校领导主管档案工作,各系(部)、处室要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定兼职档案人员协同院办档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。

5、维护档案的完整与安全,严格遵守档案保密制度,认真做好“六防”工作。

三、文件材料归档范围

1、党政管理类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(党群、行政类)》执行。

2、教学类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(教学类)》执行。

3、仪器设备类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(仪器设备类)》执行。

4、基建类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(基本建设类)》执行。

5、财会类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(财会类)》执行。

6、外事类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(外事类)》执行。

7、人物类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(人物类)》执行。

8、实物类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(实物类)》执行。

9、声像类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(声像类)》执行。

10、出版类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(出版类)》执行。

11、科研类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(科学研究类)》执行。

12、产品类:归档范围按《爱游戏体育官方合作伙伴档案实体分类细则(产品生产与科技开发类)》执行。

四、归档要求

1、凡属归档的各种文字材料,必须字迹、图像清楚,书写工整,禁用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。

2、立卷单位应负责将材料收集齐全,核对准确,按文件的自然形成规律、系统整理;填写案卷封面各个栏目,标题要简短、准确;编写卷内目录及备考表。

3、根据档案的保存价值和档案保管期限的规定,准确划分保管期限。凡是反映学校重大活动和基本历史面貌,有长期利用价值的档案,列为永久保管;凡是反映学校一般工作活动,在较长时间内对本校有参考利用价值的文件,列为长期保管;凡是在短时间内对本校有参考价值的,列为短期保存。

4、归档时间:党政等按公元年度归档的部门在次年六月底前归档(财务账簿在每三年六月底前归档),教学部门和按学年度归档的部门在次学年度寒假前归档,科研、基建等部门在项目完成后两个月内归档,仪器、设备在开箱验收后归档。

五、档案的管理、保管与利用

1、档案室的库房应坚固安全,并加强防光、防潮、防尘、防虫、防火、防盗工作。

2、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。

3、建立健全案卷,以及积累案卷的立卷说明方案,鉴定报告、交接凭证、检查记录等材料。

4、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查,作好记录,发现问题及时向分管领导汇报。

5、建立档案借阅制度,根据档案的机密程度,确定利用范围,规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。

6、借阅档案,必须填写“借阅档案证明单”,经领导同意签字后,方可借阅。借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借阅人不得泄密、遗失、涂改和污损,违反规定者,按有关规定予以处理。

六、鉴定、销毁和统计

1、档案的鉴定工作在分管校领导的领导下,由档案鉴定小组定期实施鉴定工作,分别确定党务、行政档案保管期限和密级,编制销毁清册。

2、销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

3、鉴定工作结束后,鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”。

4、建立健全统计台账、掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案室内各种情况数据。按省档案部门和校主管部门的要求及时报送各种报表。

七、档案管理办法的执行

1、档案室在分管校领导的指导下,负责检查、督促各系(部)、处室等部门档案管理和移交工作。

2、各系(部)、处室领导负责本部门档案工作,每个部门的档案管理员应按要求做好档案管理工作,并按时向校档案部门移交档案。

3、学校定期对全校档案管理工作进行一次检查评比,表彰先进,纠正存在问题。

学校地址:武汉东湖新技术开发区关山大道589号

邮编:430223

电话:027-81695555 (传真)81695501

邮箱:hxxb@hxut.edu.cn

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