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爱游戏体育官方合作伙伴:爱游戏体育官方合作伙伴会议室使用管理办法

发表时间:2016-11-03 15:03作者:秘书科阅读:次

 

为进一步加强和规范会议室的管理,提高使用效率,特制定本管理办法。

一、会议室类型

1、报告厅:可容纳600人,(综合楼2楼)。

2、大型会议室:可容纳50人以上,(综合楼0403房间)。

3、小型会议室:可容纳20人以上,(综合楼0503、0702房间)。

4、对外会议室:可容纳20人(综合楼1201房间)。

二、使用范围

1、报告厅主要用于进行全校性大型会议、专家讲座、学术交流等会议使用(报告厅每次使用不少于300人。)。

2、大会议室主要用于校属各单位的日常工作会议、交流座谈等会议使用。

3、小型会议室主要由各职能部门使用。

4、对外会议室原则上只对外接待。

三、使用申请与审批

1、会议室由学校办公室负责管理,统一安排使用。

2、使用会议室需提前一周申请,填写《会议室使用申请表》经部门领导审批后交至学校办公室。

3、各部门原则上应申请邻近的会议室。如需调剂使用其它会议室,由学校办公室统一协调。 

4、经学校办公室主任审核通过后的会议,将以正式的会议表形式公布在校内网上。

5、临时召开的紧急会议,可有主办单位负责人直接与学校办公室电话预约会议室。

四、使用要求

1、按照会议室网上登记情况及各处室提供的《会议室使用申请表》做好会前和会后的相关工作,会议主办单位应并派专人负责会议室的卫生保洁及设备使用。

2、部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语、条幅需经学校办公室同意,用后及时清除,以保持墙面整洁。

五、注意事项

1、借用申请经核准后,可如期使用会议室。在此期间,适逢学校重大活动或特殊情况,学校公室依据活动级别和重要程度调整会议室使用时间。

2、会议期间请自觉保持室内清洁,会议结束后,应及时清扫会场卫生,关好门窗、空调等一切设备,确保安全。

3、会后未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的,则由使用负责人承担相应责任。

4、每个月末的最后一日为报告厅的维护时间。

六、本办法从颁布之日起开始实行,并由学校办公室负责解释。

 

学校地址:武汉东湖新技术开发区关山大道589号

邮编:430223

电话:027-81695555 (传真)81695501

邮箱:hxxb@hxut.edu.cn

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